Cómo Microsoft Teams Phone reduce costes de telefonía hasta un 60%
¿Tu empresa paga cientos de euros al mes en telefonía fija tradicional? Líneas analógicas, centralita física obsoleta, mantenimientos caros, facturas que no bajan nunca…
Si además usas Microsoft 365 en tu organización, hay una solución que probablemente no conoces: Microsoft Teams Phone. Es la evolución de la telefonía empresarial integrada directamente en Teams, y puede reducir tus costes de telefonía entre un 40% y un 60%.
En este artículo te explicamos cómo funciona, cuánto cuesta, y por qué cada vez más empresas están migrando a esta tecnología.
📞 El Problema de la Telefonía Tradicional en 2025
La mayoría de empresas aún funcionan con sistemas heredados del siglo XX:
- ❌ Centralita física (PBX): Hardware caro (2.000€-15.000€), requiere mantenimiento anual (300€-1.500€)
- ❌ Líneas analógicas RDSI: Tecnología obsoleta que operadores están descontinuando
- ❌ Teléfonos de sobremesa obligatorios: 80€-250€ por terminal IP
- ❌ Llamadas caras: Nacionales a móvil: 0,10€-0,25€/min. Internacionales: 0,15€-2€/min
- ❌ Sin movilidad: Teletrabajo = desvío de llamadas = costes adicionales
- ❌ Sistemas separados: Telefonía, videollamadas, chat… todo en aplicaciones distintas
Resultado: Una empresa de 20 empleados puede gastar 500€-1.200€/mes solo en telefonía básica.
💼 La Solución: Microsoft Teams Phone
Teams Phone convierte Microsoft Teams en tu centralita empresarial completa:
✅ ¿Qué incluye Teams Phone?
- Llamadas desde Teams: Haz y recibe llamadas EXTERNAS desde la app de Teams (móvil, PC, tablet)
- Conserva tu número: Portabilidad de números fijos existentes o nuevos números geográficos
- Buzón de voz inteligente: Transcripción automática de mensajes a texto
- IVR (Menú de voz): «Pulse 1 para ventas, 2 para soporte…»
- Grupos de llamada: Llamadas entran a equipos, no personas individuales
- Música en espera personalizada
- Conferencias con hasta 1.000 participantes
- Grabación de llamadas legal (con aviso RGPD)
- Informes de llamadas: Duración, origen, destino, coste
💰 Comparativa de Costes Real: Tradicional vs Teams Phone
Ejemplo: Empresa de 20 empleados (Barcelona)
| Concepto | Telefonía Tradicional | Teams Phone | Ahorro |
|---|---|---|---|
| Centralita (amortización 5 años) | 120€/mes | 0€ | ✅ 120€/mes |
| Líneas (20 usuarios) | 15€ x 20 = 300€ | 8€ x 20 = 160€ | ✅ 140€/mes |
| Llamadas nacionales | 180€/mes | 40€/mes* | ✅ 140€/mes |
| Llamadas móviles nacionales | 120€/mes | Incluido en plan | ✅ 120€/mes |
| Mantenimiento anual | 600€/año = 50€/mes | 0€ | ✅ 50€/mes |
| Teléfonos físicos | Ya amortizados | Opcional (solo recepción) | 0€ |
| TOTAL MENSUAL | 770€/mes | 200€/mes | ✅ 570€/mes (74% ahorro) |
| TOTAL ANUAL | 9.240€/año | 2.400€/año | ✅ 6.840€/año ahorrados |
*Plan con 3.000 minutos nacionales incluidos. Llamadas adicionales: 0,02€-0,05€/min (mucho más barato que telefonía tradicional)
🚀 Ventajas Más Allá del Ahorro Económico
📱 Movilidad Total
Tu número de oficina en tu móvil. Teletrabajo, viajes, clientes te llaman al número de empresa y contestas desde casa. Sin desvíos, sin costes extra.
🌍 Presencia Global sin Oficinas
Números locales en +60 países sin desplegar infraestructura. Empresa en Barcelona, número local en Londres, París, Nueva York. Clientes internacionales te ven como empresa local.
⚡ Escalabilidad Instantánea
¿Contrataste 5 empleados nuevos? Activas 5 licencias en 10 minutos. ¿Reducción temporal de plantilla? Pausas licencias. Sin obras, sin técnicos, sin esperas.
🔗 Integración con CRM
Conecta con Dynamics 365, Salesforce, HubSpot. Click-to-call desde ficha de cliente. Historial de llamadas automático en cada contacto.
🤖 IA en Llamadas
Transcripción automática en tiempo real. Subtítulos en vivo. Traducción simultánea en 40 idiomas. Resúmenes de reunión generados por IA.
📊 Analítica Avanzada
Dashboard en Power BI: tiempos de espera, tasa de abandono, picos de llamadas, performance de equipos. Optimiza recursos con datos reales.
🔐 Seguridad Enterprise
Cumplimiento RGPD, cifrado end-to-end, centros de datos en EU, auditorías disponibles. Mismo nivel de seguridad que Microsoft 365.
💵 Planes y Precios Microsoft Teams Phone
Opción 1: Teams Phone Standard (Recomendado para PYMES)
- Precio: Desde 8€/usuario/mes (con Microsoft 365 Business)
- Incluye: Llamadas ilimitadas nacionales + 3.000 min internacionales/mes
- Números: Portabilidad incluida o números nuevos (+3€/mes por número adicional)
- Ideal para: Empresas 10-200 empleados con llamadas nacionales frecuentes
Opción 2: Teams Phone con Plan de Consumo
- Precio: Desde 6€/usuario/mes + llamadas por minuto
- Llamadas: Pay-per-use (0,02€-0,15€/min según destino)
- Ideal para: Empresas con pocas llamadas salientes, principalmente atienden llamadas entrantes
Requisito Previo:
Necesitas licencia Microsoft 365 Business Basic o superior (desde 5€/usuario/mes). Si ya usas Office 365, solo añades Teams Phone a tu plan actual.
Contacta con JOFER para análisis personalizado de tu consumo actual y recomendación del plan óptimo.
🔄 ¿Cómo es la Migración?
Proceso típico con JOFER (Partner Microsoft):
- Auditoría actual (1-2 días): Analizamos tu centralita, líneas, consumo de llamadas, contratos con operador actual
- Diseño de solución (2-3 días): Plan de numeración, IVR, grupos de llamada, integración con sistemas
- Portabilidad de números (10-15 días hábiles): Trámite legal con operador actual. Tú no haces nada, lo gestionamos nosotros
- Configuración Teams Phone (1 semana): Activación licencias, configuración políticas, formación usuarios
- Go-Live (1 día): Activación final. Soporte presencial primer día
- Soporte post-migración (1 mes): Ajustes, resolución dudas, optimización configuración
Tiempo total: 4-6 semanas desde firma hasta funcionamiento completo.
¿Durante la migración se pierde servicio? No. La portabilidad se hace en horario elegido (normalmente fin de semana). Downtime típico: 2-4 horas.
📈 Casos de Éxito Reales
🏢 Asesoría Fiscal (25 empleados, Madrid)
Antes: Centralita Alcatel, 8 líneas RDSI, 920€/mes total.
Después: Teams Phone Standard, 280€/mes.
Ahorro: 7.680€/año (64% reducción).
Beneficio adicional: Teletrabajo masivo durante pandemia sin impacto en atención telefónica.
🚚 Empresa Logística (50 empleados, Barcelona)
Antes: Centralita IP Cisco, 1.450€/mes, mantenimiento caro.
Después: Teams Phone + integración CRM, 520€/mes.
Ahorro: 11.160€/año (62% reducción).
Beneficio adicional: Conductores pueden recibir llamadas de clientes en móvil con número empresa. Mejora NPS +18%.
⚖️ Despacho Legal Internacional (15 empleados, Valencia)
Antes: Centralita tradicional + llamadas internacionales carísimas (1.200€/mes).
Después: Teams Phone con números locales en UK, Francia, EEUU. 380€/mes.
Ahorro: 9.840€/año (68% reducción).
Beneficio adicional: Clientes extranjeros les ven como bufete local. Captación de clientes +35%.
❓ Preguntas Frecuentes
¿Necesito cambiar mi número de teléfono?
No. Todos tus números actuales se pueden portar a Teams Phone mediante proceso legal estándar (10-15 días).
¿Necesito comprar teléfonos especiales?
No es obligatorio. Puedes usar Teams desde PC/móvil/tablet. Si quieres teléfonos físicos (recepción, sala reuniones), hay modelos certificados desde 90€. Compatible con algunos modelos IP existentes.
¿Funciona con mi centralita actual durante transición?
Sí. Podemos hacer coexistencia: parte del equipo en Teams Phone, parte en centralita antigua. Migración gradual sin corte de servicio.
¿Qué pasa si cae internet?
Las llamadas siguen funcionando en móviles con 4G/5G. Opcionalmente: gateway SBC que mantiene líneas analógicas de emergencia.
¿Es compatible con fax?
Teams Phone no soporta fax tradicional. Alternativa: servicios de fax virtual (envío/recepción por email). 2025: fax es tecnología obsoleta, hay mejores opciones.
¿Puedo recibir llamadas en varios dispositivos a la vez?
Sí. Configuración tipo «ring all»: suena en PC, móvil, tablet simultáneamente. Contestas en el dispositivo que prefieras.
🎯 Conclusión: ¿Es Teams Phone para Tu Empresa?
Teams Phone es ideal si:
- ✅ Ya usas (o planeas usar) Microsoft 365
- ✅ Tienes empleados en teletrabajo o múltiples oficinas
- ✅ Quieres reducir costes de telefonía drásticamente
- ✅ Necesitas escalabilidad rápida (crecimiento/estacionalidad)
- ✅ Valoras integración con herramientas digitales (CRM, ERP)
No es la mejor opción si:
- ❌ Tu empresa no usa ordenadores (100% telefonía desde dispositivos físicos)
- ❌ Tienes conexión internet muy inestable (+20% caídas mensuales)
- ❌ Dependes críticamente de fax (sector muy regulado con requisitos legacy)
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